ARCHIWA

W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych stacja prowadzi archiwum zakładowe. Działy przekazują akta do archiwum wyłącznie kompletnymi rocznikami. Do akt przekazanych archiwum dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać tak długo, jak długo będą one potrzebne.

Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum oraz prowadzenia archiwum określa "Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Grudziądzu" - w trakcie zatwierdzania w Państwowym Archiwum w Toruniu.

Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Bydgoszczy, a w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do archiwum zakładowego, zasady przechowywania, udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

Dokumentację, niezależnie od jej postaci dzieli się na materiały archiwalne (kat. A) mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu przechowywaniu oraz dokumentację niearchiwalną (kat. B), mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegającą wybrakowaniu bądź zniszczeniu po określonym prawem czasie przechowywania.

Akta przechowywane w archiwum zakładowym są udostępniane do celów służbowych oraz innych celów w lokalu archiwum. Wypożyczenie akt poza lokal archiwum może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta do archiwum zakładowego, pracownikom tej komórki na ściśle wyznaczony okres.

Nie wypożycza się poza archiwum akt, które zostały zastrzeżone przez komórkę organizacyjną, która je przekazała oraz akt uszkodzonych i środków ewidencji.

Udostępnia się całe teczki aktowe, nie wolno wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce. Akta udostępnia pracownik archiwum zakładowego na podstawie "Karty udostępnienia akt".

wytworzył:  Ewa Kamińska

wprowadził: Ewa Kamińska

ostatnia zmiana: 21.07.2016